14 règles d’or pour animer une réunion de travail avec succès

De nombreuses réunions de travail se soldent par une perte de temps. L’une des raisons de ces échecs s’avère la mauvaise animation. Savoir comment bien animer une réunion de travail est fondamental pour la productivité de toute organisation. Cela aide l’entreprise à atteindre plus facilement ses objectifs. Découvrez 14 règles d’or pour bien conduire une réunion de travail !

#1 Définir un objectif spécifique

Une réunion efficace doit avoir des objectifs bien définis et ponctuels. Organiser des réunions sans vraiment savoir de quoi il faut discuter est le secret des nombreuses heures perdues au travail.

objectifs
Les objectifs d’une réunion de travail doivent être claires et précises pour chaque participant.

#2 Préparer les participants

Il n’y a aucun moyen d’avoir une réunion productive sans la préparation des participants. Pour ce faire, l’animateur utilisera la tactique du pré-travail. Quelques jours avant la réunion, amenez les membres de votre équipe à se concentrer sur le sujet. Donnez-leur des tâches liées à ce qui sera traité.

Fournissez des informations nouvelles et complémentaires. Au début de la réunion, faites référence aux éléments du pré-travail, afin d’amener les participants à se concentrer sur le matériel reçu. Cela est essentiel pour atteindre les objectifs.

#3 Faire une présentation Powerpoint pour la réunion de travail

En plus d’être un excellent aide-mémoire, les présentations peuvent guider le discours et aider le locuteur à ne pas s’en écarter. Cela élimine complètement les événements imprévus.

Des aides visuelles, telles que des diapositives, engagent votre public et transmettent des informations grâce à l’utilisation d’images et de texte. Une présentation bien conçue capte l’intérêt du public. Utilisez des graphiques, des listes ou d’autres formats pour résumer les données et mettre en évidence les points importants.

#4 Commencer la réunion à l’heure prévue

Si vous en êtes l’animateur, présentez-vous à la réunion de travail quelques minutes plus tôt pour qu’elle puisse commencer à l’heure prévue. Et distribuez les documents nécessaires aux personnes à leur arrivée. Commencer tard encouragera les autres participants à être en retard à l’avenir. Les présentations et les salutations doivent être faites immédiatement, surtout si tout le monde ne se connaît pas déjà.

Créer une atmosphère positive et détendue rendra les gens plus susceptibles de s’impliquer. Il est bon de commencer avec un peu de bavardage ou d’humour, mais attention à ne pas trop vous éloigner de l’objectif. Dites à tout le monde combien de temps durera la réunion.

#5 Réunion de travail : briser la glace

Le formalisme est certes nécessaire dans de nombreux cas. Mais l’environnement de réunion doit être plus décontracté et détendu dans la mesure du possible.

Cela facilite la communication entre les professionnels. Un tel environnement encourage aussi la créativité afin que de bonnes opinions et suggestions puissent apparaître.

Tout d’abord, assurez-vous que l’ambiance n’est pas hostile au début de la réunion. L’idée est de détendre l’environnement et les participants de la réunion d’équipe. Ces derniers se sentiront moins intimidés par ce qui sera discuté. Mais attention : si l’ambiance devient trop informelle, la rencontre risque de virer à la conversation.

Ne perdez pas le fil, n’exagérez pas les blagues ou les remarques amusantes. Après avoir lissé le début de la réunion de travail, acclimater les participants et les avoir brièvement informés du motif, prenez un ton sérieux.

#6 Inviter les bonnes personnes

L’une des plus grandes erreurs est d’appeler plus d’employés que nécessaire pour discuter d’un problème spécifique. Par conséquent, il faut se rappeler que seuls ceux qui peuvent décider et donner des avis pertinents sur le sujet devraient être invités à discuter de l’ordre du jour.

#7 Réunion de travail: sortez l’éléphant de la pièce

Dans la langue anglaise, l’expression «Elephant in the room» fait référence à un problème existant mais dont personne ne veut discuter ou que tout monde le évite.

L’une des règles d’or pour rendre une réunion plus productive est de faire sortir cet éléphant de la pièce immédiatement. Si quelque chose empêche clairement la réunion de se poursuivre, il est nécessaire d’aborder cette question tout de suite.

#8 Demander des suggestions aux membres de l’équipe

Si vous voulez que votre équipe s’intéresse à la réunion, assurez-vous que l’ordre du jour de la réunion comprend des sujets qui correspondent à leurs besoins.

Demandez des suggestions accompagnées d’une justification de la raison pour laquelle les sujets proposés devraient être à l’ordre du jour. Si vous décidez finalement de ne pas inclure un sujet particulier, expliquez à la personne concernée les raisons de cette décision.

#9 Être flexible pendant une réunion de travail

Bien qu’il soit important d’essayer de rester sur le sujet et dans les délais, ne soyez pas trop rigide à ce sujet.

Réunion de travail
Si la conversation dévie dans une direction inattendue, laissez-la se dérouler si elle reste productive.

Lorsque vous approchez de la fin de la réunion mais que la discussion se poursuit, ne raccourcissez pas les choses. Si possible, prolongez la réunion pour permettre à la conversation de se conclure plus naturellement.

#10 Prévoir du temps pour le brainstorming

La valeur d’une réunion est qu’elle rassemble les gens pour discuter de choses en profondeur. Et le brainstorming en est un élément essentiel.

Le cas échéant, donnez au groupe le temps et la liberté de partager des points de vue individuels et de réfléchir. Certaines des meilleures idées sont générées par une réflexion collective.

#11 Guider la conversation, ne pas la contrôler

De nombreux dirigeants d’entreprise pensent que leur rôle pendant les réunions est de convaincre d’autres membres de se rallier à leur point de vue et de les soutenir dans une stratégie spécifique. Cependant, cela peut limiter la liberté d’expression des autres membres et éviter un débat ouvert.

Par conséquent, la personne qui convoque la réunion doit essayer de s’abstenir autant que possible de contrôler la conversation. Elle doit se limiter à diriger le processus de débat lui-même vers une conclusion productive.

#12 Apprenez à gérer les personnalités difficiles

Le président peut avoir à traiter avec des personnes « difficiles ». Il s’agir d’un collègue qui parle sans arrêt, ou d’un associé qui « sait tout », etc.. Il n’y a pas de réponses faciles, mais la manière générale dont vous dirigez la réunion fera une différence. Rappelez aux gens les règles de la réunion. Soyez ferme et cohérent.

Ne permettez pas aux personnes difficiles de s’en prendre aux autres. Lorsque deux personnes entrent dans une discussion animée, résumez les points soulevés, puis détendez l’atmosphère en demandant aux autres ce qu’elles pensent des problèmes.

#13 Désigner une personne pour faire le compte-rendu

Chaque réunion de travail devrait avoir une personne qui devra produire un compte rendu écrit de ce qui est dit lors de la réunion. Il est utile d’identifier au préalable celui qui assumera ce rôle. Il peut y avoir un assistant administratif dédié, sinon les participants peuvent à tour de rôle assumer cette fonction.

#14 Faire preuve de leadership pendant une réunion de travail

Diriger une réunion est une capacité naturelle pour certaines personnes. Mais beaucoup d’autres doivent apprendre à bien le faire. Celui qui préside une réunion ne devrait pas avoir peur d’utiliser son autorité avec modération pour faire avancer les choses. Cela signifie souvent déplacer la discussion dans une direction plus productive.

Lorsqu’un sujet a été entièrement couvert, il faut passer à autre chose. Il faut parfois empêcher les gens de monopoliser la parole ou de dire les mêmes choses encore et encore. Lorsque les participants commencent à s’éloigner du sujet, le président doit recadrer les choses.

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