Comment construire un fichier client ?

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, il est essentiel d’avoir un fichier client pour connaître vos consommateurs et interagir efficacement avec eux. Une telle base de données clients peut vous aider à planifier des actions et à améliorer les résultats de votre entreprise, la rendant plus durable et compétitive. En fin de compte, une base de données est une source importante d’informations et de connaissances sur votre public cible et la clé de votre succès. Dans cet article, nous vous montrerons comment construire un fichier client.

Qu’est-ce qu’une base de données clients ?

Un fichier clients contient surtout des informations pertinentes pour votre entreprise. Ce fichier contient des informations comme l’identité des clients, leurs données personnelles, leur courrier électronique, leur numéro de téléphone et leur adresse. Ce fichier peut également contenir des informations sur leurs achats.

fichier client
Un fichier clients est une mine d’informations précieuses sur vos clients.

L’enregistrement des clients est très important. C’est un outil puissant qui permet de collecter des données et analyser le profil de vos acheteurs. Le type d’informations que vous pouvez demander varie en fonction de l’utilité qu’elle aura pour votre entreprise et de votre stratégie. Les données que vous collecterez dépendront du segment dans lequel vous exercez et du profil des clients que vous servez.

Quelle est l’importance d’un fichier client pour votre entreprise ?

Avoir des informations sur votre public, ses coordonnées et ses préférences, vous permet de prendre des mesures rentables et d’agir intelligemment dans la gestion de votre entreprise. Les bases de données peuvent être utiles pour mettre au point une campagne marketing destinée à un public spécifique. Un tel outil peut aider à définir des stratégies plus performantes ou pour rassembler des contacts auprès de vos clients et fournisseurs et envoyer des messages personnalisés, par exemple.

Une base de données adéquate offre la possibilité de récupérer des clients anciens ou indécis, en offrant des promotions personnalisées qui correspondent à chaque type d’acheteur. Vous pouvez même créer des produits spécialement pour eux. Grâce à un tel fichier, vous pouvez augmenter vos ventes grâce à des techniques telles que l’email marketing, le télémarketing et remarketing. Vous pourrez tenir vos clients et prospects informés de vos actualités et offres spéciales et bien plus encore.

Les grandes entreprises, telles que Google et Facebook, maintiennent une base de données géante de leurs utilisateurs. Des informations telles que l’historique de recherche, l’emplacement, les modes d’accès, entre autres données personnelles, aident ces entreprises à suivre le comportement, les besoins et les intérêts de chaque client.

Les outils pour construire un fichier clients

Choisissez un système de gestion de base de données efficace. De nombreuses entreprises font l’erreur de ne pas centraliser les informations dans une seule base. Il existe plusieurs programmes et applications qui gèrent des bases de données. Vous devrez recherchez celui qui présente le meilleur rapport coût-bénéfice pour votre entreprise et qui, en revanche, correspond à vos besoins spécifiques.

Vous pourriez simplement utiliser un fichier Excel, dans lequel vous dédierez une colonne à chaque donnée que vous considérez importante. Vous pouvez créer autant de colonnes que vous voulez et ainsi enregistrer les données que vous voulez. Mais cela n’est pas très pratique. Avec le temps, le fichier sera de plus en plus difficile à gérer. 

Pour éviter ce genre de désagréments, vous pouvez recourir à des outils spécialisés comme les CRM (Customer Relation Management). Un CRM ou outil de gestion de la relation client est un système qui vous permet de gérer les informations de vos clients ainsi que les relations que vous entretenez avec eux. Il vise à obtenir leur satisfaction, avec un suivi détaillé de l’activité des contacts. Une base de données gérée dans le CRM approprié peut offrir la possibilité de sauvegarder toutes les données de manière intuitive, et d’y accéder plus facilement.

Les exemples de CRM incluent des logiciels comme :

  • Salesforce
  • Sauge
  • SAP
  • Zoho
  • Microsoft Dynamics
  • Oracle
  • Maximizer
  • Apptive
  • Goldmine
  • SugarCRM

Les informations à stocker dans la base de données

Créez un formulaire d’inscription basé sur ce que vous devez savoir sur votre public. Les informations telles que le nom complet, le téléphone et l’e-mail sont presque obligatoires, cependant, si vous voulez faire une action le jour de l’anniversaire de vos clients, vous devez connaître leurs dates de naissance. Si vous souhaitez envoyer une correspondance, vous devrez avoir leurs adresses. Par conséquent, recherchez les données qui sont les plus pertinentes pour votre entreprise.

Lorsque les clients sont des consommateurs finaux

Si vos clients/prospects sont des consommateurs finaux (B2C) vous devrez rechercher des informations comme:

  • nom
  • nom de famille
  • titre (M. / Mme/ Mlle/ Ing. / Dr.)
  • numéro de téléphone
  • numéro de téléphone portable
  • adresse e-mail
  • adresse sur les réseaux sociaux
  • adresse
  • ville
  • entreprise dans laquelle il travaille
Base de données
Les données collectées en fonction de la nature des clients.

Quand les clients sont des entreprises

Si vos clients/prospects sont des sociétés (B2B), vous devrez rechercher des informations telles que :

  • nom de l’entreprise
  • raison sociale
  • nom du contact
  • nom du directeur
  • numéro de téléphone
  • numéro de téléphone portable
  • adresse de messagerie pro
  • site web

Comment obtenir les informations dont vous avez besoin ?

Voici le nœud du problème. Où obtenez-vous toutes ces informations pertinentes sur vos clients ? Certains préfèrent les acheter, bien que le conseil soit que vous les obteniez vous-même. C’est un processus qui prend du temps et ne se termine jamais, mais en retour, vous pourrez créer une base de données avec des contacts vraiment intéressés par vos produits ou services.

Afin de ne pas être agressif et de vous faire connaître des utilisateurs, vous devez leur offrir quelque chose en retour. Il s’agit de faire une sorte de troc. Voici quelques idées:

Créez du contenu de qualité, comme des livres blancs ou des guides, accessible uniquement aux utilisateurs enregistrés.

Envoyez régulièrement des newsletters avec des remises ou des informations «privilégiées».

Si vous avez une boutique en ligne, les clients doivent s’enregistrer avant d’acheter. Ces formulaires permettent de collecter de nombreuses informations sans être trop envahissants.

Participez à des événements de réseautage et des conférences pour rencontrer des clients potentiels. Au lieu de stocker vos cartes de visite dans un tiroir, utilisez-les pour alimenter le fichier clients.

Organisez des tirages au sort, des concours et des promotions sur vos réseaux sociaux. Attention, assurez-vous que les prix sont liés au créneau que vous ciblez. Les contacts que vous collectez doivent être intéressés par le type de produits ou services que vous proposez.

Quelques conseils pour réussir la création de votre fichier client

Il est extrêmement important d’effectuer des mises à jour constantes de la base de données afin de garantir que les enregistrements sont toujours corrects. À titre d’exemple, il est courant que les gens changent leur numéro de téléphone, leurs adresses, leurs emails, leur adresse électronique, leur entreprise et leur poste. Par conséquent, la mise à jour des données signifie une plus grande efficacité de vos actions.

Ne vous inquiétez pas simplement pour gonfler la liste de contacts, mais nettoyez-là fréquemment pour éviter les « zombies ». Éliminez ceux qui ne répondent pas à vos appels ou ne reçoivent pas vos e-mails. Prenez soin de la vie privée de vos clients. Vous avez des informations sensibles à portée de main, vous devez donc garantir leur confidentialité. N’oubliez pas non plus que vous devez vous conformer à la loi organique sur la protection des données.

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