La gestion d’une entreprise est loin d’être une mince affaire. Quelle que soit l’envergure de celle-ci, la question financière requiert, toujours, une bonne organisation. Entre le suivi des factures, la mise à jour des tableaux de dépenses, la relation client et l’activité en elle-même, il est assez difficile de s’y retrouver. Heureusement, il existe, aujourd’hui, des outils spécifiques qui permettent de faciliter la tâche aux dirigeants ainsi qu’aux responsables des différents pôles de l’entreprise. Parmi eux : les logiciels de comptabilité et de gestion.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Lorsqu’on parle de la gestion des finances au sein d’une entreprise, les logiciels de comptabilité sont considérés comme une ressource indispensable. Et si son utilisation est très courante dans certaines entreprises, d’autres hésitent encore à sauter le pas. La principale raison de cette hésitation se situe dans l’ignorance de ce qu’est réellement un logiciel de comptabilité. Parmi les logiciels disponibles, certains sont appelés des progiciels. Connu également sous le nom de PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) ou ERP (Entreprise Resource Planning), le logiciel de gestion d’entreprise est un logiciel qui accompagne le chef d’entreprise dans toute la gestion de son entreprise. Cet accessoire est un véritable accompagnateur qui a pour objectif de faciliter le quotidien de l’entreprise. Ce logiciel, dans son ensemble, permet également de gérer toutes les ressources au sein d’une entreprise. Quel que soit le secteur d’activité, ce logiciel est d’une grande aide pour les différents aspects de l’entreprise : comptable, financier, ressources humaines, etc.
Comment trouver le bon logiciel de comptabilité ?
Pour venir en aide aux entreprises, il existe une offre grandissante en matière de logiciels de comptabilité. Toutefois, ce ne sont pas tous les logiciels qui réussiront à répondre efficacement à vos besoins et vos attentes. Avant de se tourner vers un logiciel de comptabilité simple ou vers un progiciel, il convient de se poser quelques questions :
Quelle est l’envergure de votre entreprise ?
C’est la première question à laquelle vous devez répondre. Et pour cause, c’est à partir de l’envergure de l’entreprise que l’on peut identifier le type de logiciel dont vous aurez besoin. Ainsi, les grandes entreprises auront, par exemple, besoin de gérer plus de données et voudront profiter de plus de fonctionnalités. Il existe plusieurs types de logiciels en fonction du profil (TPE, PME, Entreprises spécifiques).
Est-ce que le logiciel évolue avec votre entreprise ?
Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, votre département finance verra également une évolution importante. Par conséquent, vous aurez besoin d’investir dans un logiciel de comptabilité qui est capable de s’adapter à vos besoins, au fur et à mesure. Un progiciel comme SAP devient alors une bonne option. Bien entendu, un système SAP doit vivre et évoluer pour être efficace. Pour en assurer la maintenance, il est donc conseillé de souscrire à une prestation de TMA SAP auprès d’un acteur reconnu comme Codilog par exemple.
Quels sont les domaines de votre entreprise à prendre en charge ?
Il est important de préciser que les logiciels de comptabilité de base ne prennent pas en charge toutes les subtilités d’une entreprise. Il convient donc de choisir efficacement. Le logiciel SAP est une référence en la matière. Et pour cause, SAP prend en charge la plupart des aspects de l’entreprise : la finance, les ressources humaines, etc.
Qui utilisera le logiciel de comptabilité ?
Les données financières seront nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, le logiciel comptable sera partagé avec ceux qui en besoin d’y accéder, instantanément. Il convient, par conséquent, de bien connaître les personnes qui auront besoin de l’utiliser. Il sera possible, dans certains cas, de créer des tableaux de bord ou des rapports sur mesure. Quoi qu’il en soit, il faudra faire en sorte que le logiciel en question puisse être simple à utiliser.
Quelles sont les technologies mises en place dans le logiciel ?
Pour une bonne gestion de la finance de votre entreprise, les développeurs de logiciel mettent au point des outils et fonctionnalités qui ont pour but de vous faciliter encore plus la tâche. Choisissez une solution qui vous permettra de profiter des dernières innovations en la matière. Toutefois, il est important de s’assurer que ces composants vous soient réellement nécessaires.
Est-ce que le logiciel en question est conforme ?
Que votre entreprise soit au début de son activité ou qu’elle connaisse déjà une grande notoriété, il est important de trouver un logiciel conforme. Vos données financières sont d’une grande importance pour assurer la pérennité de votre entreprise. Il y a donc la nécessité d’assurer la sécurité de ces derniers et d’être conforme aux lois en vigueur. Bien entendu, SAP est à la pointe dans ce domaine.
Quels sont les avantages des logiciels de comptabilité ?
Contrairement à ce que l’on peut penser, les logiciels de gestion ne sont pas seulement nécessaires en temps de crise. Et pour cause, ils sont d’une grande aide dans le quotidien d’une entreprise. Notamment pour la gestion des finances :
- Gain de temps considérable
S’il est très important de trouver un moyen pour gérer la finance au sein de votre entreprise, c’est parce qu’il ne faut pas oublier que « le temps c’est de l’argent ». Grâce à un logiciel de gestion de la comptabilité, vous pouvez économiser de grandes sommes. Et pour cause, toutes les tâches qui concernent la finance seront réalisées plus rapidement et plus efficacement. Que ce soit la mise en place d’un devis ou encore la mise à jour des fiches clients. Avec cette solution à vos côtés, vous pouvez éditer, classer et modifier automatiquement tous les fichiers nécessaires à la finance et à la comptabilité.
- Une meilleure image de marque
Les petites et les grandes entreprises se doivent d’investir dans un bon logiciel de comptabilité. Pourquoi ? Car c’est cet outil qui permettra de donner plus de crédibilité à la société. Par conséquent, elle pourra gagner une image plus soignée auprès de la clientèle.
- Les données et les informations seront toujours disponibles
S’il est assez difficile de gérer la question financière au sein d’une entreprise, c’est qu’au fur et à mesure que la structure grandit, les données deviennent plus importantes. Avec un logiciel de gestion à votre disposition, vous pouvez profiter d’une plateforme où toutes les données sont centralisées, disponibles et actualisées en temps réel.