Méthodologie de projet : les étapes à suivre

Même si une entreprise n’est pas spécialisée dans la gestion de projet, mais qu’elle exécute périodiquement des projets d’investissement, il est logique de développer et de mettre en œuvre une méthodologie de gestion de projets. Gérer un projet signifie équilibrer les délais, les ressources, la qualité, le contenu et les risques afin d’atteindre les objectifs planifiés et d’accomplir les tâches assignées. Dans les lignes qui suivent, nous nous intéresserons aux étapes à suivre pour mener à bien vos projets.

Méthodologie de projet : la phase de lancement

La première étape du management de projet est son démarrage. Il s’agit d’une étape distincte au cours de laquelle l’objectif principal du projet et les parties prenantes (internes et externes) sont formulés. Un chef de projet est nommé et les ressources de mise en œuvre initiales sont déterminées.

Gestion de projet
Durant la phase d’initiation, le contenu initial du projet est déterminé. Ceci n’est pas définitif, mais forme une vision, une idée de base.

Les produits de cette étape sont la charte du projet (un document contenant les paramètres de base) et le registre des parties prenantes. A ce stade, une note conceptuelle et une étude de faisabilité peuvent être produits.

Définition du travail à effectuer

Au cours de cette étape, le contenu du projet est fixé, des buts et objectifs sont définis, une séquence d’actions est élaborée et un calendrier est établi. Les ressources nécessaires aux différentes étapes de la mise en œuvre du projet sont également estimées.

Durant cette étape, qui porte également le nom de phase de planification, les procédures de modification du plan sont déterminées. La documentation obtenue au stade de la planification augmente considérablement l’efficacité de l’interaction entre toutes les parties intéressées au projet.

Définissez bien votre projet en premier. Assurez-vous que tout le monde comprend le but, la vision et la portée du projet. Répondez à certaines questions: que fera-t-on, qui le fera, quand le fera-t-on, quel sera le coût des travaux, quels seront les avantages du projet achevé ?

Méthodologie de projet : élaboration du budget

A ce stade, il est préférable de s’appuyer sur l’expérience et les projets existants. Le processus de détermination du budget d’un projet est une activité d’agrégation des estimations de coûts des activités individuelles.

Cette base de référence est utilisée pour énoncer le budget. Cependant, le budget peut différer de la base de référence formelle des coûts. Il constitue l’ensemble des fonds autorisés pour réaliser le projet et ses activités.

Le but de l’élaboration du budget est d’allouer les ressources monétaires nécessaires pour achever toutes les activités du projet et livrer le projet dans les délais.

Gestion du calendrier

Cette étape consiste en l’élaboration d’un diagramme de Gantt. Elle comprend un examen cyclique du calendrier et le marquage des tâches terminées et retardées.

Elle requiert aussi l’analyse de la réalisation du projet dans les délais et le budget prévus, ainsi que la mise à jour du plan et du budget. Durant cette étape, vous devrez également procéder à l’analyse de l’état du projet, de son environnement et des signaux alarmants.

Gestion des problèmes critiques

Cette étape traite des problèmes critiques. Les problèmes critiques sont ceux qui entravent la mise en œuvre du projet et sont impossibles à résoudre sans aide extérieure. Dans cette étape, vous devez préparer un cadre pour de telles situations, des procédures pour y faire face et identifier les personnes qui peuvent aider à résoudre le problème.

La méthodologie fournit de nombreuses techniques pour soutenir cette étape. Chaque projet peut rencontrer des problèmes critiques. La capacité du chef de projet à y faire face est donc la clé de la réussite du projet. Vous devrez perfectionner vos compétences pour sortir des urgences.

Méthodologie de projet : Gestion du changement

Dans le contexte de la gestion de projet, le changement concerne tout ce qui transforme ou affecte le projet, les tâches, les processus, les structures ou même les fonctions. Par conséquent, la gestion du changement fait référence aux outils et processus que vous utilisez pour gérer le changement au sein d’un projet. La gestion du changement est très importante dans la gestion de projet.

Dans cette étape, vous définissez non seulement les processus qui vous permettent de saisir et de gérer les modifications, mais également les situations et les limites dans lesquelles les modifications ne sont pas autorisées. Les changements peuvent concerner de nombreux domaines, notamment: les ressources, les personnes, la portée du projet, le budget, le temps. Tout cela doit être géré par le chef de projet.

Gestion de la communication

De nombreuses personnes indiquent que la mauvaise communication est la cause de l’échec de nombreux projets. La gestion de la communication comprend la création d’un plan de communication et l’identification des personnes avec qui vous devez communiquer. Il est également important de préciser quoi, à qui et quand nous communiquons.

Ce document définit les formes, la régularité, l’ordre et le contenu des réunions. Il définit également la procédure de création des dossiers et d’archivage du matériel du projet. Il fixe la réglementation et les formats des rapports et du matériel d’information.

Méthodologie de projet
La fonction du plan de communication est de simplifier les échanges d’informations au sein de l’équipe et avec l’extérieur.

Gestion des risques du projet

La gestion des risques d’un projet est le processus d’identification, d’analyse et de réponse à tout risque qui survient au cours du cycle de vie d’un projet. Elle aide le projet à rester sur les rails et à atteindre ses objectifs.

La gestion des risques n’est pas seulement réactive. Elle devrait faire partie du processus de planification. Il faut, en effet, déterminer le risque qui pourrait se produire dans le projet et savoir comment le contrôler s’il se produit.

Le chef de projet doit non seulement contrôler le travail en cours, mais aussi regarder vers l’avenir. Il doit non seulement identifier les risques, mais aussi saisir les opportunités.

Gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines du projet comprend les processus qui organisent, gèrent et dirigent l’équipe du projet. L’équipe du projet est constituée de personnes ayant des rôles et des responsabilités assignés pour mener à bien le projet.

La méthodologie décrit les techniques soutenant le recrutement, le développement et la gestion des membres de l’équipe. Les membres de l’équipe doivent se sentir concernés par les résultats du projet. Cela augmentera la fidélité et l’engagement envers les buts et objectifs du projet. Le nombre de membres de l’équipe et leurs responsabilités peuvent toutefois changer à mesure que le projet se développe.

Gestion de la qualité

La gestion de la qualité est le processus visant à garantir que toutes les activités nécessaires à la conception, à la planification et à la mise en œuvre d’un projet soient efficaces et efficientes. Elle doit être mise en rapport avec les objectifs et les performances du projet.

La gestion de la qualité des projets n’est pas un processus séparé et indépendant qui intervient à la fin d’une activité pour mesurer le niveau de qualité des résultats.

La gestion de la qualité est un processus continu. Il commence et se termine avec le projet. Il s’agit davantage de prévenir et d’éviter que de mesurer la qualité. Cette étape se concentre sur la satisfaction des parties prenantes grâce à des améliorations continues et progressives des processus, y compris la suppression des activités inutiles.

Méthodologie de projet : l’étape de suivi et évaluation

Le suivi et l’évaluation se combinent parfois avec la phase d’exécution car leur mise en œuvre est souvent concomitante. Lorsque les équipes exécutent leur plan, elles doivent constamment surveiller leurs propres progrès.

Pour garantir la fourniture des livrables, les équipes doivent surveiller les tâches. Il faut aussi calculer les indicateurs de performance clés et suivre les variations par rapport au coût et au temps alloués. Cette vigilance constante contribue à la bonne marche du projet.

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