Les entreprises ont besoin de commandes pour réaliser un profit. Avec une offre commerciale, ils réagissent aux demandes des clients ou augmentent l’attention portée à leurs services. Si vous faites une offre par écrit, vous devrez toujours respecter certaines normes afin de jeter les bases d’une relation durable entre vous et votre client. Voyons comment rédiger efficacement une offre commerciale.
Table des matières
Quelques mots sur l’offre commerciale
Dans le milieu des affaires, une offre commerciale ou proposition commerciale est un document que vous envoyez à un client potentiel. Il décrit le service que vous proposez et explique pourquoi vous êtes le mieux qualifié pour une activité donnée. C’est l’argumentaire d’une entreprise ou d’un particulier pour :
- mener à bien un travail ou un projet spécifique,
- fournir un service,
- ou, dans certains cas, être le fournisseur d’un certain produit.
Une proposition commerciale peut être sollicitée ou spontanée. Avec une proposition spontanée, vous approchez un client dans l’espoir d’attirer l’attention de son entreprise, même s’il n’a pas explicitement demandé de proposition.
Activités préliminaires
Avant de rédiger une offre commerciale, vous devez communiquer avec le client potentiel. Une conversation vocale est dans ce cas plus efficace qu’une correspondance écrite pour négocier les conditions de l’offre. L’échange verbal facilite la compréhension des souhaits et des besoins de votre client. Une autre idée consiste également à examiner le parcours du client en question.
Si vous discutez des détails de l’offre avec votre client potentiel, la conclusion du contrat de vente est déjà à portée de main, car cela indique que le client envisage réellement d’accepter votre offre. Pour augmenter vos chances d’obtenir une commande, vous devez vous concentrer sur les demandes et l’intention du client : quel avantage pouvez-vous lui offrir avec vos services? Quel produit ou quelle prestation de services correspond le mieux à son profil ?
De plus, les conditions générales du contrat jouent également un rôle important pour vous, notamment la marge financière et temporelle dont dispose votre partenaire commercial. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez élaborer une offre appropriée et captivante, capable de convaincre votre interlocuteur avec des arguments solides visant à prouver que le recours à vos services est le bon choix.
Faire un résumé
L’étape suivante consiste à faire un résumé où vous rapporterez tous les aspects importants de la commande. Cette étape est plus facile si vous trouvez les bons sujets clés, qui poussent le client à accepter votre offre. Entre autres, pouvoir compter sur une liste permet de mieux structurer l’offre. Les questions suivantes sont utiles pour orienter la rédaction de ce document:
- Dans quel but le client a-t-il besoin de vos produits et/ou de vos services?
- Quel est l’objectif que le client souhaite atteindre ?
- Quels avantages offrez-vous au client par rapport à la concurrence ?
- Quels sont les délais de livraison ou de réalisation de vos produits et/ou services?
- Quelle forme de paiement est la plus pertinente ?
Une fois le résumé des aspects pertinents préparé, vous pouvez commencer la rédaction proprement dite de la proposition commerciale.
Les éléments clés d’une offre commerciale
Votre logo doit toujours être utilisé: le logo est votre marque, il fait partie de l’identité de votre entreprise et doit donc être mis en avant.
Les formalités courantes présentes dans toute communication avec les clients sont inévitables. L’offre doit contenir le nom de l’entreprise, y compris le nom et l’adresse de l’entreprise, ainsi que vos nom et prénom et toutes les données correspondantes.
Le numéro de l’offre, la date de l’offre, la date de livraison et la personne à contacter dans votre entreprise doivent être mentionnés. De plus, le lieu et la date d’envoi de l’offre sont également importants. Dans l’en-tête, vous devrez spécifier précisément l’objet et le but de votre offre.
Le corps du texte doit être aussi court que possible et divisé en paragraphes de quatre lignes au maximum. Du point de vue du contenu, vous devez décrire et expliquer votre proposition.
Une autre étape fondamentale dans la rédaction d’une offre est une liste claire de vos performances et référence. Indiquez également les entités et les prix correspondants.
La structure de base d’une proposition commerciale
Tout comme la structure d’une maison varie en fonction de paramètres comme le type de terrain et les goûts du propriétaire, la structure de l’offre commerciale varie en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise et de nombreux autres facteurs.
Dans tous les cas, certains éléments sont toujours nécessaires. Les trois éléments suivants sont ce que le destinataire de votre proposition cherchera à vérifier :
- les informations sur votre entreprise: qui êtes-vous, quelles sont vos qualifications et pourquoi un client potentiel vous choisirait-il par rapport à vos concurrents?
- une connaissance avérée du problème: montrez que vous avez écouté et effectué vos recherches. Vous savez ce dont le client a besoin.
- le prix et la méthodologie: comment allez-vous résoudre le problème du client et combien cela coûtera-t-il exactement?
Considérez-les comme le toit, les murs et les fondations de votre proposition commerciale:
Les règles de rédaction d’une offre commerciale
Limitez la proposition commerciale à 1-2 pages. À moins qu’une proposition plus longue ne soit nécessaire pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise, il est préférable que la proposition commerciale soit courte. Une offre plus courte a plus de chance de capter l’attention.
Séparez les produits des prix. Si vous ajoutez les prix dans chaque section, les clients potentiels se concentreront sur le prix de chaque section et non sur les choses décrites. Offrez également un large éventail d’options.
Le langage commercial n’a pas besoin d’être sec et impersonnel. Utilisez des statistiques pour renforcer votre proposition. En incluant des témoignages de clients, le prospect peut avoir plus de motivation et de détermination pour passer à l’étape suivante.
Ne commencez jamais par les informations sur votre société. Concentrez-vous plutôt sur les problèmes ou les raisons pour lesquelles le client devrait acheter votre produit/service. Assurez-vous également que votre proposition peut être lue sur une variété d’appareils. Vous ne savez pas si le prospect affichera la proposition sur un ordinateur de bureau, un smartphone ou s’il l’imprimera.